Zu den guten Vorsätzen für das neue Jahr gehört häufig auch der Wunsch, ein Blick in die Bank- und Steuerordner zu werfen. Beim Sortieren der Unterlagen aus dem letzten Jahr stellt sich schnell die Frage, welche Dokumente wegkönnen und welche länger aufbewahrt werden müssen. Die Antwort ist einfach: Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Bankbelege gibt es für Privatleute nicht. Allerdings gibt es für einzelne Belege empfohlene Aufbewahrungsfristen, je nachdem welchem Zweck sie dienen.

Ein guter Anhaltspunkt ist laut Bankenverband die Verjährungsfrist von drei Jahren, die für die meisten Alltagsgeschäfte gilt. Dabei ist es unerheblich, ob Sie die Auszüge in ausgedruckter Form oder digital ablegen. Hauptsache, Sie können im Zweifelsfall beweisen, dass eine bestimmte Rechnung (Miete, Versicherungsbeitrag oder ähnliches) tatsächlich auch bezahlt wurde oder eine Garantiefrist noch gilt.

Ein zweiter Grund sind steuerliche Aspekte. So müssen zum Beispiel Immobilienbesitzer Zahlungsbelege für Handwerker- oder Dienstleistungen rund um Grundstück und Gebäude bis zu zwei Jahren dem Finanzamt vorlegen können. Die Aufbewahrungsfrist beginnt am Ende des jeweiligen Kalenderjahres. Hintergrund: Das Finanzamt möchte im Bedarfsfall kontrollieren können, ob ein Unternehmen oder ein Selbstständiger die Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen hat. Darüber hinaus kann bei Handwerkerrechnungen auch eine längere Archivierung ratsam sein, da sich die Gewährleistungsfrist für ausgeführte Arbeiten in der Regel auf fünf Jahre beläuft.

Sonderregeln für Spitzenverdiener und Unternehmer

Eine Sonderregelung gilt für Bankkunden mit sehr hohem Einkommen. Hat eine Privatperson positive Einkünfte von mehr als 500.000 Euro im Jahr, besteht eine Aufbewahrungsfrist für alle Kontoauszüge von sechs Jahren.

Unternehmer und Selbstständige müssen sämtliche Rechnungen und Belege, die sie von der Steuer abgesetzt haben, zehn Jahre lang aufheben. Für Angestellte gilt diese Regelung nicht. Kann der Unternehmer bei einer Steuerprüfung die Belege nicht vorlegen, riskiert er ein Bußgeld von bis zu 5.000 Euro. Die Steuerbescheide selbst muss man laut Gesetz nicht aufheben. Es empfiehlt sich aber dennoch die Unterlagen nicht zu vernichten, denn bei der Beantragung von Sozialleistungen oder Krediten werden sie oft als Einkommensnachweis gefordert.

Elektronische Kontoauszüge bindend

Immer mehr Bankkunden ziehen elektronische Kontoauszüge via Download der papiergebundenen Form vor. Stellt sich die Frage, ob die digitalen Belege im Ernstfall genauso als Zahlungsnachweis gelten. Das Bundesfinanzministerium hat den Finanzämtern hierzu bereits im März 2006 eine klare Anweisung erteilt: Wenn ein Steuerpflichtiger einen Kontoauszug vorlegt, den eine Bank im unveränderbaren PDF-Format erstellt hat, gilt seine Nachweispflicht als erfüllt. Nur buchführungspflichtige Unternehmen müssen auch weiterhin Papierauszüge als Nachweisquelle vorhalten.